Jak archiwizować dokumenty?
Każda firma ma obowiązek przechowywania oraz archiwizowania dokumentów, zwłaszcza tych księgowych, podatkowych, rachunkowych czy też dokumentów dotyczących stosunków pracy pracowników. Przedsiębiorstwo musi także właściwie ochraniać oraz katalogować przechowywane dokumenty.
Jest to ważne zwłaszcza podczas kontroli Urzędu Skarbowego czy Inspekcji Pracy. Jeśli dokumenty będą odpowiednio posegregowane wówczas o wiele łatwiej można odnaleźć poszukiwane akta.
Na czym polega archiwizacja?
Archiwizacja dokumentów opiera się na gromadzeniu dokumentów firmy, po czym ich klasyfikacji oraz zabezpieczeniu ich, po, aby je bezpieczne przechowywać przez wymagany przez przepisy czas. Warto pamiętać, że Urząd Skarbowy ma prawo poprosić przedsiębiorcę o udostępnienie wszelkiej dokumentacji w celu jej sprawdzenia. Dokumenty archiwizowane są specjalnie klasyfikowane, a więc posiadają pewne oznaczenia literowe. Jeśli minie czas ich wymaganej archiwizacji, wtedy można dopiero je zniszczyć.
Jakie są kategorie dokumentów?
- Dokumenty muszą mieć właściwe oznaczenia literowe. W naszym kraju obowiązuje taka klasyfikacja:
A- litera ta obejmuje wszelkie dokumenty, które nie mogą zostać zniszczone. Ze względu na ich wartość historyczną, muszą być nieskończony czas przechowywania.
- B- dokumentacja archiwalna, którą dzieli się dodatkowo na podgrupy Bc, B+cyfra arabska i BE+cyfra arabska. Pierwsza podgrupa tyczy się akt, które mogą zostać zniszczone w chwili, kiedy nie będą już przydatne. Można je wtedy umieścić w niszczarce i pozbyć się ich. Druga podgrupa obejmuje dokumenty, które przed zniszczeniem powinny być dokładnie przeanalizowane. Wtedy dopiero podejmuje się decyzję o ewentualnej utylizacji czy dalszym przechowywaniu.
Selekcja oraz katalogowanie archiwaliów
Aby móc prawidłowo archiwizować wszelkie dokumenty, najpierw należy je uporządkować. Pierwszym krokiem jest więc zapoznanie się z posiadanym zasobem. Wszystkie papiery mogą mieć różną rangę, w zależności od tego, co jest w nich zamieszczone. Niektóre z nich mogą zawierać ważne dane, przez co zgodnie z obowiązującymi przepisami muszą być przechowywane w określony sposób. Ponadto, w aktach mogą znajdować się informacje ważne dla działania przedsiębiorstwa. Posiadany przez firmę zasób musi być podzielony na dane kategorie. Trzeba też pozbyć się wszystkich papierów, które mogą już zostać zniszczone. Przy tej czynności należy pamiętać o sposobie postępowania z dokumentami, na których widnieją dane osobowe. Następnym krokiem jest skatalogowanie oraz oznaczenie dokumentów w obszarze każdej stworzonej grupy. W ten sposób w razie potrzeby będzie można odszukać potrzebne dane.
Przechowywanie archiwum
Dokumenty w formie papierowej muszą zostać odpowiednio zabezpieczone, zwłaszcza jeśli powinny przetrwać w nienagannym stanie przez dłuższy czas. Powinny więc znajdować się w specjalnych teczkach czy segregatorach, które będą później pozwalały na wygodne przeglądanie informacji. Należy im także zapewnić oznaczone pudła, kartony czy regały. Archiwum powinno zostać wyposażone w taki sposób, aby dokumenty nie zostały w nim naruszone. W takim pomieszczeniu muszą także panować określone warunki. Należy więc zadbać o odpowiednią wilgotność, ochronić dokumenty przed zalaniem czy rozwojem pleśni oraz grzybów. Firmy mają możliwość skorzystać z oferty kompleksowej obsługi przechowywania dokumentów, jaką zajmują się wyspecjalizowane podmioty. Pozwala to na zaoszczędzenie wiele swojego cennego czasu. Warto pamiętać, iż zapominając o archiwizowaniu, przedsiębiorstwo naraża się na wiele problemów.
